Réunion à distance, comment ça marche ?

La pandémie du coronavirus a modifié en quelques semaines les habitudes des populations. Nous vivons maintenant à une ère où, pour atténuer la propagation du virus, les entreprises respectent les mesures restrictives de leur gouvernement, en limitant par exemple les réunions et les voyages de leurs employés. Désormais, pour discuter des projets, un nouveau moyen est trouvé : la réunion à distance.

Vous vous demandez surement comment se déroule une telle réunion, quelles sont les mesures à prendre pour la réussir ? Si tel est le cas, cet article est ce qu’il vous faut. Il vous apporte toutes les réponses dont vous avez besoin.

La réunion à distance : qu’est-ce que c’est ?

Les nouvelles technologies permettent aujourd’hui à plusieurs personnes de communiquer simultanément. Cette communication peut être à la fois audio ou audiovisuelle, grâce à des logiciels spécifiques qui permettent d’obtenir des sons et des images de haute qualité. Ainsi, l’absence physique des personnes devant participer à ladite réunion est largement compensée.

La réunion à distance est donc le rassemblement en ligne de plusieurs personnes qui sont éloignées. Ces derniers discutent de projets, de stratégies ou de tout autre thématique pouvant faire objet de réunion physique. Chacun des participants doit être en mesure de communiquer dans de bonnes conditions et de pouvoir se faire comprendre sans difficulté.

La réunion à distance est encore connue sous les noms de téléconférence, de visioconférence ou de téléprésence. Pour la réussir, il faut cependant une bonne organisation.

Comment bien organiser une réunion à distance ?

L’organisation d’une réunion à distance commence par quelques questions essentielles. Il s’agit entre autres de connaitre le logiciel à utiliser, le nombre de participants, la durée de la réunion, son objectif et bien entendu la qualité de votre connexion internet.

Trouver le bon logiciel

Plusieurs logiciels de communication à distance existent sur le marché. Ils permettent de rendre les réunions à distance plus efficaces. Parmi eux, nous pouvons citer Klaxoon qui est une application permettant à tous les participants d’interagir en temps réel à travers leur ordinateur, tablette ou smartphone. Cette application vous offre aussi la possibilité d’inviter des interlocuteurs externes à la réunion, à y participer.

Trouver le bon emplacement

Après le choix du logiciel, trouvez un lieu adapté à la tenue de la réunion. Cet endroit doit être aéré, calme avec une bonne connexion internet pour permettre une bonne communication. Vous pouvez essayer votre application et l’ensemble du dispositif pour vous assurer que tout fonctionne normalement. Cette mesure vous épargnera des mauvaises surprises le jour-j.

Etes-vous organisateur ?

Si oui, votre préparation devra être plus pointillée car la bonne tenue de la réunion repose en grande partie sur vos épaules. Vous devez par exemple définir la date et l’heure de la réunion. Il faudra alors veiller à ce qu’elles conviennent aux différents participants pour que chacun d’eux soit présent. Ensuite, vous devrez définir l’objectif de la réunion, en préparer chaque partie. Suivant sa durée, le temps de parole accordée à chaque participant devra être limité et les discussions canalisées.

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